Resa, utlägg och representation

Beställa resa

När du ska resa i tjänsten eller boka en resa åt en gäst ska resan bokas via universitetets upphandlade resebyrå. Resan faktureras till Lunds universitet och fakturan godkänns i Lupin/Proceedo, universitetets administrativa system för inköp och leverantörsfakturor.

Läs mer:

• Regler och rutiner för tjänsteresor | Medarbetarwebben
• Boka resa via universitetets resebyrå | Medarbetarwebben
• Hantera fakturor i Lupin/Proceedo | Medarbetarwebben

Hur bokar jag resor för medföljande familjemedlemmar?

Resor för familjemedlemmar kan inte bokas via BCD Travel. Kontakta lokal HR för vägledning. Kostnader för medföljande familjemedlemmar ersätts normalt inte av universitetet.

Rese- och utläggsräkning

När du har varit på tjänsteresa gör du din reseräkning i Primula. Har du köpt en produkt eller tjänst som av någon anledning inte har kunnat faktureras direkt till Lunds universitet via Lupin/Proceedo, gör du en utläggsräkning i Primula. Det är även i Primula som du lägger in de måltider som du ska förmånsbeskattas för. Du gör en utläggsräkning på samma sätt som en reseräkning. Välj formuläret ”Endast utlägg/bilersättning” i Primula.

Läs mer om reseräkningar på Medarbetarwebben

Representation

Representation är ett samlat begrepp för aktiviteter som främjar universitetets verksamhet där mat, dryck, gåvor och dylikt ingår. All representation ska användas med omdöme och ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. Representation ska inte förmånsbeskattas.

• Extern representation riktar sig mot externa aktörer och syftar till att inleda eller utveckla samarbeten som är viktiga för verksamheten.
• Intern representation riktar sig mot universitetets personal, i huvudsak mot personalfester och informationsmöten.
• Övrigt som ur förmånsperspektiv kan betraktas som representation är måltid vid intern kurs och konferens, fika vid internt möte eller gåvor till personal.

När du till exempel ska bjuda externa gäster på lunch eller middag är det viktigt att känna till reglerna för representation. 

Läs mer om representation på Medarbetarwebben där du också hittar en lathund:

Regler för representation | Medarbetarwebben (lu.se)