Arbetsordning för Statsvetenskapliga institutionen

Inledning

Syftet med denna arbetsordning är att tydliggöra Statsvetenskapliga institutionens organisation, beslutande, beredande och rådgivande funktioner samt särskilda förtroendeuppdrag. Vissa av de organ, funktioner och förtroendeuppdrag som presenteras nedan är institutionen ålagd att inrätta enligt gällande regelverk vid Lunds universitet och Samhällsvetenskapliga fakulteten. Andra organ – ofta rådgivande – är inrättade efter beslut av prefekt eller institutionsstyrelse eller finns av hävd.

Enligt Lunds universitets arbetsordning leds en institution normalt sett av en institutionsstyrelse och av en prefekt. Föreliggande dokument inleds därför med en redogörelse för institutionsstyrelsens och prefektens uppdrag, varefter särskilda förtroendeuppdrag och övriga beslutande, beredande och rådgivande funktioner redovisas.

Institutionsstyrelsen

Institutionernas vid Lunds universitet verksamhet är reglerad i ”Arbetsordning för Lunds universitet”. Institutioner inrättas formellt av respektive fakultetsstyrelse. En institution ska normalt sett ledas av en institutionsstyrelse och under denna av en prefekt. Institutionsstyrelsen har, inom de ramar som fakultetsstyrelsen beslutar, ett samlat ansvar för utbildning, forskning samt kvalitets- och utvecklingsarbete. En viktig del av institutionsstyrelsens arbete rör budgetrelaterade frågor och verksamhetens ekonomi – och därmed förknippade prioriteringar – samt uppföljning av resursanvändning.

Institutionsstyrelsens sammansättning och val av styrelsens ledamöter

Statsvetenskapliga institutionens styrelse består, enligt ”Delegationsordning och arbetsformer för Samhällsvetenskapliga fakulteten”, av nio ledamöter, varav en prefekt, fyra företrädare för vetenskapligt kompetenta lärare, en företrädare för övriga anställda respektive tre studeranderepresentanter. Prefekten är styrelsens ordförande. Gruppen av företrädare för vetenskapligt kompetenta lärare innefattar vanligen personer från fler än en anställningskategori. En av de tre studeranderepresentanterna företräder normalt sett gruppen forskarstuderande. Skyddsombuden vid en institution har närvaro- och yttranderätt vid institutionsstyrelsens sammanträden. För ledamöterna får finnas suppleanter. Ytterligare personer kan i särskild ordning adjungeras till styrelsen, med närvaro- och yttranderätt (se vidare nedan under ”Institutionsstyrelsens arbetsformer”).

Institutionsstyrelsen ledamöter, förutom ordförande och studentrepresentanter, utses genom val. Mandatperioden för ledamöter är, med undantag för studentrepresentanter, tre år. Prefekt ansvarar för att val genomförs och beslutar om valberedningens mandatperiod. Valberedningen ska bestå av minst tre och maximalt fem ledamöter av vilka minst en ska vara representant för övriga anställda. Valberedningen utses genom val. Val vid Lunds universitet regleras närmare i ”Arbetsordning för Lunds universitet”, ”Föreskrifter om val till universitetskollegiet samt val på fakultets- och institutionsnivå” respektive ”Lunds universitets anställningsordning”.

Studentrepresentanter utses i den ordning som stadgas i §7 Studentkårsförordning (2009:769).

Institutionsstyrelsens uppgifter

Institutionsstyrelsen är institutionens högsta beslutande organ. Styrelsens närmare uppgifter framgår av ”Delegationsordning och arbetsformer för Samhällsvetenskapliga fakulteten”. 

Styrelsen för en institution ska härvidlag:

• besluta om riktlinjer för institutionens verksamhet och resursanvändning;
• följa upp verksamheten vid institutionen, analysera resultaten och se till att resurserna används effektivt;
• besluta i frågor som överlämnats till styrelsen.

Till institutionsstyrelsen har av samhällsvetenskapliga fakultetens styrelse i särskild ordning delegerats att besluta om:

Avseende utbildning på grundnivå och avancerad nivå:

• kursutbud
• antal utbildningsplatser på fristående kurs och program inom ramen för institutionens utbildningsuppdrag
• avvikelse från huvudregeln om platsgaranti till högre kurs
• kursplaner och litteraturlistor
• utseende av examinator
• kompletterande antagning till kurser
• anstånd från studiestart
• att ställa in kurs
• tillgodoräknande av tidigare studier

(Nya kurser inrättas av fakultetsstyrelsen. Utbildningsplaner fastställs av fakultetsstyrelsen.)

Avseende utbildningsprogram som ges inom en enskild institution:

• antagning
• antagning till senare del av program
• kompletterande antagning
• anstånd från studiestart
• tillgodoräknande av tidigare studier
• studieuppehåll
• att ställa in kurs
• att fastställa förslag till utbildningsplan.

(Institutionsstyrelsen kan utse en ledningsgrupp för programmet där studentrepresentanter ska ingå. Beslut om antagning, antagning till senare del av program, anstånd, tillgodoräknande av tidigare studier, studieuppehåll och beslut om att ställa in kurs kan delegeras till studierektor/motsvarande.)

Avseende utbildning på forskarnivå:

• inrättande av kurser
• fastställande av kursplaner, kursplaneändringar samt litteraturlistor
• den högskolepedagogiska utbildningen ska ske i form av poängsatt del av utbildningen eller som del av doktorandens institutionstjänstgöring
• tillgodoräknande av tidigare utbildning eller yrkesverksamhet på forskarnivå. Denna beslutsrätt får inte delegeras till doktorandens handledare.
• antal ledamöter i betygsnämnden, tre eller fem.

Institutionsstyrelsens arbetsformer

Institutionsstyrelsen är ett kollegialt sammansatt organ och ska verka i kollegial anda med hänsyn till institutionens verksamhet som helhet. Styrelsens hållning bör vara principiell och policyorienterad, varvid forskare och lärare ska ges stor frihet att forma den egna verksamheten i kollegial samverkan.

Institutionsstyrelsens arbete leds av prefekt. Ärenden i styrelsen avgörs efter föredragning av prefekt eller av den som prefekten utser. Institutionsstyrelsen är beslutsför när fler än hälften av antalet ledamöter, däribland ordföranden, är närvarande. Beslut sker genom acklamation om inte omröstning begärs. Omröstning ska ske öppet i enlighet med 29 § Förvaltningslagen (2017:900). Utgången bestäms av enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Utöver vad som är reglerat i universitetets och fakultetens arbetsordningar kan personer adjungeras med närvaro- och yttranderätt i institutionsstyrelsen. Statsvetenskapliga institutionen ger normalt ställföreträdande prefekt, biträdande prefekter, studierektor för grundutbildningen, studierektor för forskarutbildningen, ämnesansvarig för freds- och konfliktvetenskap samt ämnesansvarig för underrättelseanalys denna möjlighet. Yttranderätten bör utövas med försiktighet och avser vanligen de frågor som knyter an till den adjungerades ansvars- och/eller föredragandeområde.

Prefekt, ställföreträdande prefekt och biträdande prefekt

Prefekt

Prefekten är institutionens chef och ordförande i institutionsstyrelsen. Prefekten ska verka för att forskning och utbildning bedrivs med hög kvalitet inom institutionens verksamhet och verka för att främja institutionens samverkan med det omgivande samhället. Prefekten företräder institutionen inom och utom universitetet.

Prefekten ansvarar för institutionens löpande verksamhet och ska säkra att verksamheten bedrivs i enlighet med lag och förordning, kollektivavtal och andra avtal samt därmed säkerställa korrekt myndighetsutövning och att arbetsgivaransvaret upprätthålls. Prefekten har i övrigt de beslutsbefogenheter som institutionsstyrelsen och fakultetsstyrelsen delegerat.

Till prefekten för Statsvetenskapliga institutionen har av samhällsvetenskapliga fakultetens styrelse i särskild ordning delegerats att besluta om:

Avseende forskarutbildning:

• antagning till forskarutbildning efter beredning på institutionsnivå (Denna beslutsrätt får inte delegeras till annan enskild befattningshavare på institutionsnivå. I de fall då prefekt är tilltänkt som handledare fattas beslut av biträdande/ställföreträdande prefekt.)
• utseende av huvudhandledare och handledare (Denna beslutsrätt får inte delegeras vidare. I de fall då prefekt är tilltänkt som handledare fattas beslut av biträdande/ställföreträdande prefekt.)
• fastställande av och årlig uppföljning av individuell studieplan (Denna beslutsrätt får inte delegeras vidare. I de fall då prefekt är handledare fattas beslut av biträdande/ställföreträdande prefekt.)
• utseende av examinatorer
• utseende av studierektor med ansvar för forskarutbildning
• särskilt tillstånd att delta i institutionens kurser på forskarnivå för person som inte är antagen till forskarutbildning vid Lunds universitet

Avseende personaladministrativa ärenden:

• anställnings upphörande vid avgångsskyldighet p.g.a. ålder enligt regler i lag och kollektivavtal och vid sjukdom i enlighet med beslut av försäkringskassa (med undantag för professorer)
• lön, i lönerevision,
  • för professorer, i samråd med dekan
  • lärare och TA-personal i samråd med personalansvarig
  • Arbetsgivarens företrädare i förhållande till postdoktorer, forskare med tidsbegränsade förordnanden, projektassistenter och amanuenser, jämte beredningsansvar för sådana anställningar.
• etapplyft för doktorander med doktorandanställning, efter tillstyrkan av huvudhandledare
• övriga frågor rörande anställning såsom:
  • beviljande/avslag av ansökan om tjänstledighet (för doktorandanställning endast om tjänstledighet beror på föräldraledighet eller tjänstgöring inom totalförsvaret),
  • förläggning av anställds arbetstid inom ramen för gällande kollektivavtal, anställds fullgörande av arbetsuppgifter,
  • semester, rehabiliteringsåtgärder
• ersättningar i form av arvoden och timanställningar
• förlängning av doktorandanställning pga. institutionstjänstgöring, sjukdom, föräldraledighet, tjänstgöring inom totalförsvaret eller förtroendeuppdrag i fackliga organisationer eller studentorganisationer (Riktlinjer för förlängning av doktorandanställning m.m. 2015-10-29, dnr STYR 2015/1170)
• fastställande av arbetsinstruktioner för institutionspersonalen
• förslag till beslut om anställning som postdoktor, adjungerad universitetslektor, universitetsadjunkt och adjungerad adjunkt efter beredning på institutionsnivå och i samråd med lärarförslagsnämndens vice ordförande
• intermittent anställning

Därutöver framgår i beslutet ”Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet” rektors delegationer till prefekten som firmatecknare.

Prefekten utses av fakultetens dekan för en period om tre år efter förslag från institutionens anställda genom val. Dekanen beslutar om uppdragets omfattning. Prefekten ska vara en vetenskapligt eller konstnärligt kompetent lärare. Sittande prefekt ansvarar för att val genomförs. Val vid Lunds universitet regleras närmare i ”Arbetsordning för Lunds universitet”, ”Föreskrifter om val till universitetskollegiet samt val på fakultets- och institutionsnivå” respektive ”Lunds universitets anställningsordning”.

Ställföreträdande prefekt

Prefekten ska ha en ställföreträdare som benämns ställföreträdande prefekt. Den ställföreträdande prefekten ersätter prefekten vid dennes frånvaro och har inte några delegerade arbetsuppgifter. Den ställföreträdande prefekten utses av fakultetens dekan för en period om tre år efter förslag från institutionens anställda genom val. Dekanen beslutar om uppdragets omfattning. Den ställföreträdande prefekten ska vara en vetenskapligt eller konstnärligt kompetent lärare.

Biträdande prefekt

Vid behov kan biträdande prefekt utses, varvid vissa av prefektens uppgifter delegeras. Biträdande prefekt utses, i förekommande fall, av dekan efter förslag från prefekt. Dekanen beslutar om uppdragets omfattning. Den biträdande prefektens ansvarsområde ska beskrivas i en skriftlig delegation från prefekten. Uppdragstillägg utgår.

Statsvetenskapliga institutionen har för närvarande två biträdande prefekter med uppgifter enligt följande:

• Biträdande prefekt för forskarutbildning. Arbetsgivarens företrädare i förhållande till doktorander. Beredningsansvar för antagning till forskarutbildning och för policyfrågor gällande forskarutbildningen. Omfattning cirka 25 % av heltid.
• Biträdande prefekt för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Arbetsgivarens företrädare i förhållande till och arbetsledande ansvar för studieadministrativ personal och lärare med tidsbegränsade förordnanden, jämte beredningsansvar för sådana anställningar. Beredningsansvar för policyfrågor gällande undervisning på grundnivå och avancerad nivå i samverkan med studierektor för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Omfattning cirka 20 % av heltid.

Särskilda förtroendeuppdrag på institutionsnivå

Vid Statsvetenskapliga institutionen finns ett antal särskilda förtroendeuppdrag enligt följande:

Studierektor för utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Operativt ansvar för utbildningens form och innehåll. Pedagogiskt utvecklingsansvar. Kontaktperson i frågor om utbildning på grundnivå och avancerad nivå och, i samverkan med biträdande prefekt (utbildning på grundnivå och avancerad nivå), beredningsansvar i policyfrågor gällande undervisning på grundnivå och avancerad nivå. Sammankallande vid lärarmöten och representant i samhällsvetenskapliga fakultetens råd för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Omfattning cirka 40 % av heltid. Uppdragstillägg. Utses av dekan efter förslag från prefekt.

Biträdande studierektor för utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Operativt ansvar för bemanning i undervisningen i samverkan med biträdande prefekt och studierektor (utbildning på grundnivå och avancerad nivå). Omfattning cirka 50 % av heltid. Utses av prefekt.

Studierektor för forskarutbildning

Kontaktperson för forskarutbildningen och med operativt ansvar för forskarutbildningens form och innehåll. Pedagogiskt utvecklingsansvar. Beredningsansvar för antagning till forskarutbildningen och för policyfrågor rörande forskarutbildningen i samverkan med biträdande prefekt (forskarutbildning). Ordförande för handledarkollegiet och representant i samhällsvetenskapliga fakultetens forskarutbildningsråd. Omfattning cirka 25 % av heltid. Utses av prefekt. (OBS. För närvarade är samma person både studierektor för forskarutbildningen och biträdande prefekt för forskarutbildningen).

Ansvarig för forskningssamordning 

(tidigare Biträdande prefekt, samordning forskning (ändrat enligt styrelsebeslut 2024-12-11, bilaga (§ 7)). Kontaktperson och beredningsansvar i forskningsrelaterade frågor. Ordförande i institutionens forskarråd och representant i samhällsvetenskapliga fakultetens forskningsråd. Beredningsansvar i frågor om befordran till docent och professor. Omfattning cirka 20 % av heltid. Utses av prefekt.

Ämnesansvarig freds- och konfliktvetenskap

Ämnesföreträdare. Operativt ansvar för utbildningens form och innehåll i samverkan med studierektor för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Ansvar för bemanning i samverkan med biträdande studierektor för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Samordningsansvar vad gäller gemensamma aktiviteter relaterade till forskningsgruppen i freds- och konfliktstudier. Omfattning cirka 20 % av heltid. Utses av prefekt.

Ämnesansvarig underrättelseanalys

Ämnesföreträdare. Operativt ansvar för utbildningens form och innehåll i samverkan med studierektor för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Ansvar för bemanning i samverkan med biträdande studierektor för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Samordningsansvar vad gäller gemensamma aktiviteter relaterade till forskningsgruppen i underrättelseanalys. Omfattning cirka 15 % av heltid. Utses av prefekt.

Samordningsansvarig för samverkan

Kontakt- och resursperson i frågor om samverkan. Representant i ”Samverkansgruppen” vid Samhällsvetenskapliga fakulteten. Omfattning enligt överenskommelse.

Skyddsombud

Omfattning cirka 15 % av heltid. Utses gemensamt av arbetstagarorganisationerna efter förslag från institutionens anställda genom val. Skyddsombudets befogenheter regleras i lag (Arbetsmiljölagen). Skyddsombudens uppdrag vid Lunds universitet beskrivs närmare i ”Instruktion för skyddsombud vid Lunds universitet”.

Valberedning

Val till prefekt och ställföreträdande prefekt, liksom val till institutionsstyrelsen, bereds av en valberedning. Valberedningen ska bestå av minst tre och maximalt fem ledamöter av vilka minst en ska vara representant för övriga anställda. Valberedningen utses genom val. Prefekt beslutar om valberedningens mandatperiod. Då valberedningen upprättar förslag till prefekt och ställföreträdande prefekt ska den bereda företrädare för berörda studentkårer närvaro-, yttrande- och förslagsrätt. Valberedningens sammansättning och uppdrag regleras i Lunds universitets ”Föreskrifter om val till universitetskollegiet samt val på fakultets- och institutionsnivå”.

Rådgivande organ, beredande organ och samrådsorgan

Vid Statsvetenskapliga institutionen finns flera rådgivande organ, beredande organ och samrådsorgan enligt följande:

Ledningsgrupp

Prefekten inrättar vid behov en ledningsgrupp. Ledningsgruppen är ett till prefekten knutet rådgivande och beredande organ. Ledningsgruppen leds av prefekten och innefattar normalt sett prefekten, biträdande prefekter, studierektor för grundutbildningen, studierektor för forskarutbildningen, ansvarig för forskningssamordning samt därtill administrativa funktioner som prefekten finner lämpliga. Ledningsgruppen har inget eget beslutande mandat utan utgör endaste stöd i sådana frågor där prefekten har mandat att fatta beslut.

Arbetsgrupp för jämställdhet, likabehandling och mångfald

Arbetsgruppen för jämställdhet, likabehandling och mångfald är ett rådgivande och beredande organ som utses av institutionsstyrelsen på förslag av prefekt och består av representanter för lärare, teknisk/administrativ personal, forskarstuderande och studenter. Arbetsgruppen leds av en sammankallande.

Budgetkommitté

Budgetkommittén är ett samrådsorgan inför prefektens förslag till budget och verksamhetsplan till styrelsen. Budgetkommittén utses årligen av institutionsstyrelsen inför budgetarbetet och består av representanter för lärare, teknisk/administrativ personal, forskarstuderande och studenter. Ekonom, studierektor för grundutbildningen och föreståndare för freds- och konfliktvetenskap resp. underrättelseanalys ingår regelmässigt. Prefekt är sammankallande.

Forskarråd

Forskarrådet är ett rådgivande och beredande organ, vars huvudsakliga arbetsuppgift är att bereda policyorienterade frågor rörande forskning och att stödja institutionens forskare i deras arbete med att söka externa forskningsanslag. För rådet finns en särskild, av institutionsstyrelsen antagen, instruktion. Forskarrådet utses av prefekt för en period om tre år, som sammanfaller med mandatperioden för prefekten. Ansvarig för forskningssamordning, är rådets ordförande.

Rekryteringskommitté

Rekryteringskommittén är ett samrådsorgan för att stödja institutionsledningen i rekryteringsfrågor, främst gällande läraranställningar. Till rekryteringskommittén adjungeras löpande ledamöter, som stöd i beredningen av anställningsärenden.

Professorskollegium

Professorskollegiet är en självorganiserad sammanslutning av institutionens professorer. Kollegiet ansvarar vanligen för organiseringen av institutionens allmänna forskarseminarium och fungerar som rådgivande och beredande organ i frågor gällande prövning för befordran till professor. Biträdande prefekt, samordning forskning, är normalt sett sammankallande. Kollegiet har inget eget beslutande mandat.

Kommunikationsråd

Kommunikationsrådet fungerar som kanal för att fånga upp olika interna intressenters perspektiv avseende kommunikationsfrågor och rapporterar samt ger rekommendationer till institutionsledning och styrelse. Kommunikationsrådets sammansättning beslutas av institutionsstyrelsen. Institutionens kommunikatör är sammankallande. Rådet har inget eget beslutande mandat.

Organ för forskarutbildningen

Vid Statsvetenskapliga institutionen finns särskilda samrådsorgan avseende forskarutbildningen enligt följande:

Handledarkollegium

Handledarkollegiet är ett forum för diskussioner och ställningstaganden gällande forskarutbildningen. Möten hålls normalt fyra gånger per år. Sammankallande är studierektor för forskarutbildningen. Handledarkollegiet saknar formell beslutanderätt men är av hävd det kollegiala organet för fastställande av riktlinjer och policies rörande forskarutbildningen.

Till handledarkollegiets möten kallas alla handledare i forskarutbildningen vid institutionen samt docenter och professorer, oavsett om de är handledare i forskarutbildningen eller ej. Vid ett möte per år inbjuds även övriga lärare och forskare vid institutionen.

Doktorandråd

Doktorandrådet är en självorganiserad sammanslutning för alla forskarstuderande vid institutionen. Ordförande får viss ersättning (framgår av ersättningsregler för doktorander) för att föra diskussioner med institutionsledningen och vara forskarstuderandes representant i bl.a. institutionsstyrelsen.

Forskningsgrupper

Vid Statsvetenskapliga institutionen finns en rad forskningsgrupper, som frivilligt organiserar forskare med gemensamma forskningsintressen. Dessa grupper möts regelbundet, anordnar arbetsseminarier, bjuder in gäster och planerar gemensamma forsknings- och utbildningsaktiviteter. Forskningsgrupperna kan också utgöra ett inslag i forskarutbildningen, då de bildar mötesplats för juniora och seniora forskare och de aktiviteter som äger rum kan ingå som kursmoment i utbildningen.

Övrigt

Husprefekt

Husprefekten sköter kontakter med Akademiska Hus, LU Byggnad, LU Service etc. angående drift och underhåll av Eden. Husprefekten administrerar också det systematiska brandskyddsarbetet och tar bl.a. initiativ till utbildning och övningar gällande brandskydd och första hjälpen.