Finansiering för doktorander

Doktorandryggsäcken (forskningsmedel för doktorander)

Vad är doktorandryggsäcken?

Varje doktorand får en ”doktorandryggsäck” som ska täcka delar av de utgifter som doktorandstudierna innebär, till exempel litteraturinköp, konferensresor och fältarbete. Detta uppgår till 40 000 SEK per doktorand och kommer antingen från fakultetsmedel eller projektmedel.

Hur fungerar aktivitetsnumret?

Dessa medel görs tillgängliga när doktoranden börjar sin anställning genom att en så kallad ”aktivitet” skapas i universitetets interna webbaserade ekonomisystem Lupin/Proceedo och Primula. Denna ”aktivitet” har ett eget nummer och utgör ett konto som doktoranden kan använda till exempel vid betalning av fakturor och reseutlägg. Kom ihåg att alla inköp måste göras via Lupin/Proceedo.

Viktigt att tänka på innan anställningen avslutas

Alla fakturor som ska belasta doktorandryggsäcken måste ha inkommit innan din anställning upphör. Tänk därför på detta när du planerar inköp och resor. Det kan till exempel vara klokt att undvika att boka resor nära anställningens slutdatum.

Om du har frågor om hur medlen får användas kan du kontakta institutionens ekonomer. Är du osäker på om en kostnad är tillåten inom ramen för forskarutbildningen, bör du även rådgöra med din handledare.

Mer generell information finns här i PhD handbook

Resor

När du bokar en resa eller rekvirerar medel i Lupin/Proceedo behöver du ange leverantör, typ av vara eller tjänst samt ditt aktivitetsnummer.

När du ska betala en faktura väljer du konto och därefter ditt aktivitetsnummer. För fakultetsfinansierade doktorander har kontot formatet 253091.21.XXXXXX, medan projektfinansierade doktorander använder formatet 253091.35.XXXXXX. Du hittar ditt aktivitetsnummer i Lupin/Proceedo genom att söka på dina initialer.

Om du väljer att ansöka om traktamente betalas det ut tillsammans med din lön. Kostnaden belastar samtidigt det konto som finansierar resan, till exempel doktorandryggsäcken eller ett stipendie- eller projektkonto.

Länk till resebokning:

Resa i tjänsten | Medarbetarwebben (lu.se)

När du kommer hem från resan | Medarbetarwebben (lu.se)

Böcker och utrustning

Böcker ska alltid beställas via Lupin/Proceedo. Sedan 2019 måste all offentlig upphandling hanteras via elektronisk fakturering.

Fakturor och beställa | Svetnet (lu.se)

Inköp, faktura, ekonomi | Medarbetarwebben (lu.se)

Ansöka om övriga medel

Många doktorander söker externa stipendier och bidrag för att finansiera exempelvis konferensresor, fältarbete eller inköp av material utöver medlen i doktorandryggsäcken.

Kontakta Sofie Lindmark både innan du skickar in en ansökan och när du har fått besked om att du beviljats finansiering. Externa medel läggs inte till doktorandryggsäcken utan hanteras som separata aktiviteter i universitetets ekonomisystem. Sofie hjälper dig med detta.

När du ansöker om bidrag ska du använda Lunds universitets bankuppgifter, inte ditt privata bankkonto. Du hittar bankuppgifterna längre ned på sidan. Alla inkomster och utgifter kopplade till bidraget ska hanteras via Lunds universitet.

För att omfattas av universitetets försäkringar ska resor bokas och kostnader hanteras enligt universitetets rutiner. Detta gäller oavsett bidragets storlek.

Om du beviljas ett bidrag behöver du rekvirera medlen för att kunna använda dem. Det är viktigt att göra detta i tid, eftersom outtagna medel i vissa fall kan gå förlorade. Fakultetens resebidrag bör rekvireras så snart som möjligt efter att de har beviljats.  

Här finns råd om rese- och forskningsbidrag:

Rese- och forskningsbidrag | Medarbetarwebben

Fakturahantering

Här hittar du guider om hur man granskar fakturor i Lupin/Proceedo:

Proceedo – inköps- och fakturahanteringssystem | Medarbetarwebben 

Bankinformation

I vissa sammanhang kan man behöva uppge Lunds universitets organisationsnummer, bankgironummer med mera. Detta och liknande information hittar du här:

Bankinformation och intyg | Ekonomiwebben